E-mail speelt een steeds belangrijker rol in het klantcontact en binnen de eigen organisatie. Wat te doen aan die bijlage die je was vergeten mee te sturen? Mag je eigenlijk spelfouten maken als je haast hebt?  Om goed met e-mail om te gaan is er een gedragscode met een paar simpele spelregels. Ocaro geeft je tips om irritatie te voorkomen.

Netiquette: de gedragscode voor je e-mail

We hebben er allemaal dagelijks mee te maken, soms positief en soms niet: e-mail. Het woord staat voluit voor electronic mail. Vergeet het streepje niet als je het woord afkort, anders heb je het over email en dat is een ander woord voor tandglazuur of een glasachtige laag op metaal, glas of steen.

Vanwege de snelheid en de laagdrempeligheid maken we tegenwoordig massaal gebruik van de elektronische postservice, zowel zakelijk als privé. Maar juist daardoor gaat het vaak mis. Een gehaast en slordig opgestelde e-mailtekst wordt door de ontvanger vaak niet of verkeerd begrepen.  Omdat we er allemaal zoveel mee te maken hebben, is er in de loop van de tijd een gedragscode voor e-mail ontstaan, de “Netiquette", een samenvoeging van het woord "network" en "etiquette". Die code heb je echt nodig, zeker als je bedenkt dat een fout opgestelde  e-mail veel meer gevolgen kan hebben dan normaal spraakgedrag.

Een paar tips om irritatie te voorkomen

Evenals voor het schrijven van een brief, gelden ook voor een e-mail richtlijnen en regels. Zeker wanneer je e-mails verstuurt voor je werk, moet je daar aandacht en tijd aan besteden. Hoe voorkom je e-mail irritatie? We geven je een paar tips.

• KISS : Keep It Simple Stupid
  Oftewel: keep it short and simple. Schrijf drie tot vier zinnen per paragraaf. E-mail is per definitie bondig. Mensen scannen hun e-mails in plaats van ze aandachtig te lezen. Als je merkt dat je een overdreven lange e-mail aan het schrijven bent, kan je beter de telefoon nemen en bellen of een vergadering beleggen.
• Emotie: wacht altijd even met versturen
  Bij e-mail is er geen begeleidende lichaamstaal of paraverbale communicatie. De ontvanger ziet je gezicht niet en hoort je stem niet, zodat je je woorden voorzichtig en doordacht moet kiezen. Zorg dat je geen spijt krijgt van een mail die verstuurd is ‘in de heat of the moment’. Tip: stuur je e-mail eerst naar je outbox en wacht dan 24 uur. Lees daarna je bericht nogmaals door voordat je verzendt. Als je dat dan nog wilt.
• Voorkom ‘schreeuwen’: zo min mogelijk woorden in hoofdletters:.
  Wanneer je woorden of delen ervan wilt benadrukken, doe dat dan niet door hoofdletters te gebruiken. DIT KOMT ERG SCHREEUWERIG EN AGRESSIEF OVER. Gebruik liever dikgedrukte of onderstreepte woorden.
• Sneller gelezen worden: kies een betekenisvol onderwerp.
  Bedenk dat elke e-mail die je stuurt heel veel concurrenten heeft.  De gemiddelde werknemer ontvangt er tientallen per dag. Daarom is een goed gekozen onderwerp essentieel, dat helpt enorm als je wilt dat je e-mail relatief snel gelezen wordt. In tegenstelling tor een e-mail met een weinig zinvol onderwerp als ‘Hallo’ of ‘Hoi’
• Spelling: haal de fouten er uit!
  In de begindagen van het e-mailen dacht men dat deze communicatievorm niet perfect hoefde te zijn. Zoals SMS taal vaak ingekort wordt vanwege het beperkte aantal tekens. Maar bij e-mail is dat niet aan de orde. Zeker in een zakelijke context beschouwt de ontvanger e-mail als een representatie van de verzender. Als je niet nagaat of je spelling correct is, vragen mensen zich vast en zeker af hoe het ervoor staat met de kwaliteit van je andere werk.
• Voorkom vergeten bijlagen:  vul als laatste het e-mailadres in van de ontvanger. Het komt regelmatig voor dat een e-mail  verwijst naar een onvindbare bijlage. Het kan jou ook overkomen, hoe vaak denk je niet ‘Oei, iets te vroeg op de knop gedrukt’? Het e-mailadres van de ontvanger is eigenlijk het laatste stukje informatie dat je moet ingeven bij een e-mail. Controleer je bericht dan ook eerst op dit soort zaken voor je de gegevens van de ontvanger intypt.
• Mail bewust: een kopie kan iedereen bereiken
  Vergeet ook niet dat e-mail eenvoudig gedupliceerd kan worden en dus verspreid kan worden! Je zult nooit weten wie er allemaal (ooit) jouw e-mails lezen… Probeer daarom zo correct en professioneel mogelijk te blijven.
• Flagging en prioriteiten: alleen indien écht nodig
  Gebruik hoge prioriteitsmarkering alleen indien echt nodig.
• Beter contact: bellen of even langslopen
  Onthoud de stelregel dat bellen of even bij iemand langslopen veel sneller en beter kan werken dan e-mailen? Doe dat het vooral als het kan. Dat is beter voor je sociale leven, je contacten worden diepgaander en je blijft in beweging..

Doe niet mee aan de zondagavond spits

Je ziet het steeds vaker: spits in het mailverkeer op zondag. Alvast wat berichtjes versturen, wat opdrachten of verzoekjes verzenden... Dan kun je op maandag meteen opgeruimd aan de slag.
Wel lastig dat de ander ook net met zijn mail bezig is en direct op jouw mailtje reageert, om zijn 'Postvak In' morgenvroeg ook leeg te hebben. Met als gevolg dat jouw 'Postvak In' weer een bericht bevat, waarop je toch maar weer reageert... enzovoort. Tip: werk gerust je mail af op zondag, maar verzend je berichten nog niet. Zet al je berichten klaar voor verzenden, maar stuur ze pas op maandagochtend de digitale snelweg op. Neem nog een goed glas wijn, ga op tijd naar bed en begin de maandag fris en uitgerust.

De PLUS tip:
procrastrineer niet!

Stel niet uit tot morgen wat je vandaag wilt doen: ‘Procrastineer’ niet!  In alle boeken over tijdmanagement en specifiek in ‘Getting Things Done’, wordt veel gesproken over procrastination. In goed Nederlands ‘uitstelgedrag’: ‘pro (naar) cras (morgen). Voor je inbox dodelijk. Veel mensen herkennen dit. Je wilt je mailbox leeg, maar je laat je afleiden. Procrastination is the art of keeping up with yesterday. Hoe dat werkt? Kijk eens naar Ellen DeGeneres in een stukje over Procrastination: Klik hier

Tips om niet te ‘procrastineren’

• Lees de email 1 keer en klasseer, markeer, delete of beantwoord hem dan.
• Delete e-mails die geen belangrijke informatie bevatten direct.
• Sorteer per afzender door een kleur te gebruiken
  De meeste emailprogramma’s hebben een feature die de gebruiker toelaat om een kleur-code te linken aan een afzender. Om het eenvoudig te houden: gebruik maximum drie kleuren categorieën. Bijvoorbeeld ROOD voor belangrijke mensen, BLAUW voor je gewone collega’s en GROEN voor je privé berichten.

Flagging of markering

Flagging is ook een fantastische manier om je mails te beheren. Sommige markeerkenmerken laten je toe een nota naar jezelf te sturen met de reden voor je “vlag” (vb.: Stuur naar manager voor opvolging.). Je kan flaggen door middel van een kleur. (vb.: ROOD voor de belangrijke mails die je de volgende dag moet beantwoorden, BLAUW voor taken die je moet delegeren, …). Sommige programma’s laten je toe om gemarkeerde mails te selecteren.

Sorteren in folders

Dit kan automatisch gebeuren door het aanmaken van een rule, zodat de mails van een bepaalde afzender ineens in een speciaal map terecht komen. Dit is een handige manier om je mails te sorteren.