Een KCC verhuizen, hoe doe je dat Lean?
Beweging maakt slank - oftewel lean - , en dat geldt ook voor werkprocessen. Volgens de Lean methode gaat het om continu verbeteren. Woorden die onze collega Mayke als muziek in de oren klinken. En die haar, bijvoorbeeld tijdens het verhuizen van het KCC bij de gemeente Brummen, ook lessen leren. Om te verbeteren, moet je in beweging blijven, maar niet elke beweging leidt tot verbetering. En is dat fout?
Wat is Lean?
Womack & Jones zijn twee Amerikanen die de werkwijze van de autofabrikant Toyota wilde vergelijken met de manier van productie van Amerikaanse autofabrikanten. Wat bleek: Toyota produceerde veel efficienter en effectiever: minder mensen, minder voorraden, minder fouten en daarmee een hogere klanttevredenheid. Ze besloten de werkwijze van Toyota te omschrijven en dat resulteerde in hun wereldwijd bekende boek (en aanrader!)
Lean Thinking.
Continu verbeteren
Mayke: “Lean betekent voor mij veel meer dan procesoptimalisatie, verspillingen elimineren of op zoek gaan naar de grondoorzaak. Het is voor mij veel meer een drang om continu te verbeteren. Steeds de huidige situatie accepteren en van daaruit op zoek te gaan naar een nog betere situatie.”
Accepteren dat je fouten maakt
“Dat is mooi gezegd, maar bij acceptatie hoort vaak ook: accepteren dat je fouten hebt gemaakt en ook feedback kunnen ontvangen. ‘Fouten’ en feedback kunnen een deuk veroorzaken in je zelfvertrouwen.
“Probeer je hierdoor niet te laten weerhouden. Besef je dat je van de meeste fouten leert.
“Onlangs hebben we een interne verhuizing gehad bij de gemeente Brummen. Met als doel: de medewerkers van het KCC krijgen een plek waar ze minder gestoord worden en waar ze zich beter kunnen concentreren. Dat betekende dat de medewerkers van Burgerzaken hun afgezonderde plekken zouden verruilen voor een plek achter de balie. Midden in het zicht van collega's, burgers en andere gasten. Best een project dus, waar niet iedereen gelijk enthousiast aan meewerkt.
Openheid en vertrouwen
Is elke verandering een verbetering? "Nee. Ik wist ook niet zeker of deze verhuizing een verbetering zou zijn. Ik was er wel van overtuigd dat de toenmalige situatie niet goed was en we daar een oplossing voor moesten zoeken. Hier open over zijn - en dus je kwetsbaar opstellen - zorgt ervoor dat het team er vertrouwen in krijgt dat het goed komt."
“Als deze verandering geen verbetering blijkt, gaan we op opnieuw zoeken naar verbetering van de situatie. En als die niet voldoet, gaan we weer op zoek naar beter. Accepteren en verbeteren.”
Opruimen met de 5s methode
“Met de
5S methode van Lean hebben we de werkplekken opnieuw ingericht. 5S is eigelijk een heel gestructureerde manier van opruimen. Waarom staan bepaalde dingen hier en niet daar? Mensen kregen daarmee de ruimte om vanuit hun deskundigheid antwoord te geven.
De methode heeft ons geholpen om te focussen op de nieuwe situatie en niet te blijven hangen in de oude situatie. “Ja, en” in plaats van “ja maar” werd daardoor de houding. En: het opruimen heeft ook letterlijk gezorgd voor een opgeruimd gevoel, waardoor we nu ervaren dat de nieuwe werkplekken veel voordelen hebben.”
Enthousiasme inspireert
Wat ook helpt, naast een methode, is enthousiasme. “Mijn motto is: ‘een dag niet verbeterd is een dag niet geleefd'. Ik hoop dat ik met mijn enthousiasme en verbeterdrang anderen inspirereer en motiveer om te blijven denken in mogelijkheden. Accepteer de situatie zoals die is en bedenk hoe je deze kunt verbeteren. “Ja, en” in plaats van “ja, maar”.”
