KCC’s bij gemeenten moeten 80% van alle vragen zelf gaan afhandelen. En dat is nogal wat. Want hoe zorg je ervoor dat al die kennis eenvoudig toegankelijk wordt ? We komen bij verschillende gemeenten verschillende oplossingen hiervoor tegen. Die delen we graag met je!
Tip 3: koppel elke KCC-medewerker als contactpersoon aan een vakafdeling.
Een mooie tip uit de gemeente Coevorden. Iedere medewerker van het KCC is contactpersoon voor een vakafdeling. Zo schuiven ze regelmatig aan bij een deel van de werkoverleggen en zorgen ervoor dat ze geïnformeerd blijven over de actuele ontwikkelingen. Wat levert dit op? We spraken Ingrid Hoogland, teamleider burgerzaken en belastingen over deze tip.
Ingrid: “Medewerkers van collega-afdelingen spreken makkelijker uit wat ze nodig hebben van het KCC en benutten de mogelijkheden die we als KCC te bieden hebben beter.”
Inspirerend project
“We zijn ooit gestart met deze manier van werken door een project rond een bestemmingsplanwijziging. De collega’s van de betreffende afdeling hadden het KCC van te voren voorzien van alle informatie, had daarbij een aantal vragen en antwoorden voorbereid en vroeg het KCC om – als klanten meer informatie nodig hadden – een afspraak met hen in te plannen.” Een geslaagd project dat ons heeft geïnspireerd om te werken zoals we dat nu doen.
“KCC-medewerkers beleven meer plezier aan hun werk nu ze meer betrokken zijn bij de inhoud en het werk efficienter verloopt.”
Intakes schuldhulpverlening
Zo doen we met het KCC nu zelf de intakes van de schuldhulpverlening bijvoorbeeld. Medewerkers van ons KCC weten welke vragen ze moeten stellen aan de klant en weten daar actie op te ondernemen. Bijvoorbeeld hoeveel schuldeisers er zijn, als dat aantal beperkt is, kan de KCC-medewerker de klant wellicht beter doorverwijzen naar een financiële coach waarmee onze gemeente samenwerkt.
Of denk aan de kwijtscheldingen van belastingaanslagen. Toen die de deur uitgingen, waren onze KCC-medewerkers op de hoogte van belangrijke vragen en konden zij waar nodig de betreffende formulieren versturen naar de klant.
Voorbereiding is belangrijk
Belangrijk blijft dat dit soort projecten goed voorbereid worden. Doordat onze KCC-medewerkers nu gekoppeld zijn aan hun eigen vakafdeling, zijn we goed op de hoogte van de ontwikkelingen, kunnen we samen de vragen en antwoorden goed voorbereiden en leren we als KCC steeds meer van de inhoud.